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Und Montag lief alles wie bisher – nur besser!

Und Montag lief alles wie bisher – nur besser!

Die Firma Dietz – der frische Bäcker, Trier ist auf die Branchenlösung von HS-Soft umgestiegen. Professionell wurde der Umstieg gemeistert. Zukunftssicher sind Hard und Software.

„Wir sind ein moderner Betrieb“, sagt Christian Boll sehr selbstbewusst. Damit meint er die Firma Dietz - der frische Bäcker in Trier. Ein Produktionsstandort, der Handwerk und Technik vereint gehört genauso dazu, wie 25 Filialen an besten Standorten und acht Verkaufsmobile. Hinzu kommen zahlreiche Lieferkunden, die Qualität und Service des Traditionsbetriebes zu schätzen wissen.

Da passen gut die Kassen und Softwarelösungen von HS-Soft dazu, denn in diesem Bereich hinkte der Betrieb noch etwas hinterher. „20 Jahre war unsere bisherige Lösung. Weiterentwicklungen fanden kaum statt. Die Programme liefen sehr langsam und neue Mitarbeiter taten sich schwer damit zurecht zu kommen“, so resümiert Boll, der den kaufmännischen Bereich der Bäckerei leitet.

Zusammen mit Roman Dietz wurden verschiedene Lösungen angeschaut. HS-Soft überzeugte dabei am meisten. „Das hat zwar seinen Preis, doch haben wir ein sicheres und zukunftsfähiges System und reduzieren gleichzeitig täglich den betrieblichen Aufwand“, bilanziert Boll nach einem halben Jahr Praxiserfahrung.

Nach dem Erstkontakt auf der Bäckermesse iba im September 2018 sollte das System mit dem Kassen CashAssist, dem Warenwirtschaftssystem FakturaAssist, der Rezeptverwaltung RezeptAssist und der Etikettierlösung LabelAssist Anfang Februar 2019 in Betrieb gehen. Mit Hilfe eines Timetables wurde der – zugegeben sportliche - Termin eingehalten. „Eben typisch Schweizer Zuverlässigkeit“, schmunzelt Boll.

Die Umstellung verlief dank guter Planung und Vorbereitung unkompliziert. Christian Boll spricht von „kleinen Problemen“, wie etwa Schnittstellenschwierigkeiten zum Verteilsystem, da der Anbieter eine andere Programmversion aufgespielt hatte. „Doch das wichtigste war, dass die Kunden in den Läden den Umstieg nicht gemerkt haben.“

Das stimmt, denn die Kassen wurden sonntags Mittags nach Ladenschluss in allen 25 Filialen ausgetauscht und am Montag früh konnte direkt weiter gearbeitet werden. Umstellungsprobleme bei den Mitarbeitern an den Kassen gab es nicht, zumal die bisherige Lösung eine ähnliche Grundstruktur hatte. Die neue Software im Hintergrund bzw. In der Cloud lief ebenfalls problemlos.

Wobei die Kunden trotzdem etwas gemerkt haben, nämlich eine wesentliche Neuerung: die Kundenkarte! Christian Boll blickt bei dem Stichwort auf seinen Bildschirm, klickt einige male und nennt eine Zahl! Schon weit über 1.000 Stück sind derzeit im Einsatz und dienen vor allem als Bezahlkarte.  

Auf die Kundenkarte von CashAssist kann ein frei wählbarer Geldbetrag aufgeladen werden. Bezahlt der Kunde mit der Karte, wird der Betrag einfach ausgelesen. Somit entfallen das Bargeldkassieren und das nachgelagerte Bargeldhandling reduziert sich. Mit Aktionen wie einer Bonus-Woche, bei der bei 50 Euro Aufladebetrag nochmals fünf Prozent mehr aufgeladen werden, will die Bäckerei Dietz diese Bezahlmedium interessant für die Kunden machen.

Bisher wurde nur Bar in den Filialen gezahlt. Jetzt ist neben der Bezahlmöglichkeit mit Kundenkarte auch das Bezahlen mit

EC-Karte möglich. „Daraus ergaben sich anfangs einige Fragen und Unklarheiten bei unseren Mitarbeitern“, blickt Boll zurück. „Denn Kassensoll und Bargeldbestand waren logischer weise nicht mehr gleich!“ Doch dies und die ein oder andere Frage waren schnell geklärt.

Ähnlich ging es auch bei der Bedienung von FakturaAssist im Büro. Tauchen hier Fragen auf, kann dank der Cloud-Lösung auch mobil auf das System zugegriffen und Hilfestellung gegeben werden.  Hinzu kommt, dass HS-Soft von Montag bis Sonntag immer erreichbar ist!  

Und was Christian Boll besonders gefällt, dass ist die ständige Weiterentwicklung der Software-Lösungen. „Jetzt ist es zum Beispiel möglich, dass alle Rechnungen im Paket per Mail an die Kunden verschickt werden können.“ Das spart wesentlich Zeit um Vergleich zum Einzelversand jeder Rechnung.  

Dietz – der frische Bäcker hat inzwischen auch alle Rezepte im RezeptAssist erfasst, so dass über die Kassen beispielsweise die Allergene abgerufen werden können. Eine Schnittstelle zur Verwiegelösung in der Backstube hilft, dass keine Doppelerfassung der Rezepte nötig ist. „Eine durchdachte Sache. Einfach. Übersichtlich. Logisch. Schnell“, so bilanziert Christian Boll die Gesamtlösung von HS-Soft.  

Dietz – der frische Bäcker GmbH & Co.KG:

Filialen: 25

Mobiler Verkauf: 8

Mitarbeiter:  265


Gesamtlösung von HS-Soft:

Kassensystem CashAssist mit Kundenkarten

Warenwirtschaftssystem FakturaAssist mit bakery2b.com

Rezeptverwaltung RezeptAssist

Etikettierlösung LabelAssist

Schnittstellenloses Zusammenspiel aller Lösungen


Schnittstellen zu Fremdsystemen:

Warenverteilung: Toolbox/ Dispotool

Zeiterfassung: Brotzeit über Kassen

Rezeptverwaltung: Bornträger  

Finanzbuchhaltung: DATEV
DMS (Dokumenten-Management-System): DATEV DMS classic


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